В инструментах управления проектами нет недостатка. Они предлагают элегантный пользовательский интерфейс, инструменты для совместной работы, автоматизацию и другие дополнения, чтобы оправдать запрашиваемую цену. Хотя эти варианты имеют свои преимущества, на вашем компьютере скрывается мощный, но часто упускаемый из виду инструмент: Microsoft Excel.
Благодаря своей удивительной универсальности, доступности и настраиваемости Excel может дать вам возможность эффективно планировать, отслеживать и выполнять проекты вместе с вашей командой. Вот основные причины, по которым Excel заслуживает второго взгляда на ваши потребности в управлении проектами.
Связанный
7 уникальных проектов Excel, которые можно поручить своим ученикам
Проекты, которые проверят знания ваших учеников в Excel
7 Персонализация и гибкость
Независимо от того, используете ли вы Trello, Asana, Airtable или Jira, вы должны понимать их методы и следовать жесткой структуре управления своими проектами. Excel в этом отношении совершенно противоположный. Когда вы открываете новую пустую книгу, вы являетесь ее создателем и можете использовать бесконечные строки и столбцы в соответствии со своими потребностями.
Адаптивность Excel распространяется на формулы и функции, позволяя автоматизировать вычисления, отслеживать ключевые показатели и даже настраивать оповещения о предстоящих сроках или превышении бюджета. В целом, вы не ограничены универсальным решением, при котором у вас не будет большой свободы в настройке инструмента в соответствии с уникальными требованиями вашего проекта.
6 Богатая коллекция шаблонов для управления проектами.
Вот где Excel действительно проявляет себя как инструмент управления проектами. Microsoft предлагает десятки шаблонов управления проектами, и если они не подходят для вашего рабочего процесса, вы всегда можете загрузить сторонние шаблоны из Интернета. Независимо от того, управляете ли вы простым списком задач, отслеживаете сложную временную шкалу проекта с зависимостями или создаете подробный бюджет, скорее всего, найдется шаблон, который поможет вам быстро приступить к работе.
Эти шаблоны содержат готовые к использованию элементы, такие как списки задач, диаграммы Ганта, таблицы распределения и даже средства отслеживания прогресса, что экономит ваше драгоценное время и усилия. И помните, вы можете объединить шаблоны в одну книгу, содержащую несколько листов из разных источников!
Связанный
8 лучших бесплатных шаблонов управления проектами и планировщиков для Microsoft Excel
Мастерское планирование проектов с помощью этих бесплатных шаблонов Excel
5 Набор диаграмм для отслеживания проектов
Возможности визуализации данных Excel выходят далеко за рамки простых электронных таблиц. Как и ожидалось, Excel предлагает надежный набор инструментов типов диаграмм, которые могут оказаться неоценимыми для визуализации и передачи информации о проекте. Например, диаграммы Ганта четко отображают сроки проекта, зависимости задач и этапы, давая четкое представление обо всем графике проекта.
Вы также можете попробовать диаграммы сгорания, чтобы просмотреть общий объем выполненной работы в зависимости от времени и лучше спрогнозировать точные сроки выполнения задач проекта. Круговые диаграммы могут эффективно иллюстрировать распределение бюджета по различным сегментам, а составные гистограммы позволяют сравнивать запланированные и фактические усилия на каждом этапе проекта. Вы сами можете изучить различные диаграммы в соответствии с требованиями вашего проекта.
Вы даже можете создать центральную панель визуализации на отдельном листе, где вы сможете эффективно расположить все свои диаграммы в одном месте.
4 Автоматизация с условным форматированием
Функция условного форматирования Excel обеспечивает уровень автоматизации и визуальной ясности ваших проектов. Вы можете создавать разные правила для всей книги. Например, когда вы обновляете статусы задач или суммы расходов, ваша электронная таблица автоматически адаптирует свой внешний вид, чтобы отразить эти изменения.
Вы можете установить правила, при которых задачи, сроки выполнения которых приближаются, выделяются красным, а строки бюджета, приближающиеся к выделенным суммам, выделяются желтым. Эта мгновенная визуальная обратная связь помогает вам мгновенно выявлять потенциальные проблемы, расставлять приоритеты задач и следить за ходом проекта. Вам больше не нужно просматривать сотни строк и столбцов, чтобы понять ситуацию.
Связанный
6 лучших способов автоматизировать вашу книгу Excel
Перенесите свою книгу Excel в современную эпоху со всеми ее возможностями.
3 Особенности управления проектами
Конечно, Excel не является специализированным инструментом управления проектами, но он на удивление обладает приличным количеством функций, которые помогут вам с легкостью управлять своими проектами. Вы можете разбить большой проект на различные задачи и использовать проверку данных для создания настраиваемого списка статусов, например «В работе», «Отложено», «Завершено», «Пропущено» и т. д.
Кроме того, вы можете создать отдельный лист только для составления бюджета проекта. В конце концов, управление финансами будет иметь решающее значение для успеха проекта. Excel предоставляет инструменты для отслеживания расходов, распределения ресурсов (например, персонала или оборудования) для различных задач и мониторинга затрат в соответствии с вашим бюджетом. Это помогает предотвратить перерасход и гарантирует эффективное использование ресурсов вашей командой.
Хотя совместная работа в режиме реального времени в Excel не так интуитивно понятна, как Google Шитс, он выполняет свою работу. Как только ваша книга проекта будет готова с несколькими листами, поделитесь ею с членами вашей команды с различными разрешениями (редактирование, просмотр и т. д.), где они могут при необходимости обновлять книгу в режиме реального времени. Вы даже можете защитить паролем и установить срок действия для ссылок на общую книгу.
1 Доступность и экономичность
Это наиболее веские причины рассмотреть Excel для управления проектами. Он доступен на всех платформах, о которых вы только можете подумать. Кроме того, Excel уже является частью вашего пакета Microsoft 365, и вам не нужно тратить дополнительные деньги на специальный инструмент управления проектами. Для частных лиц и малого бизнеса эта доступность является основным преимуществом.
Связанный
Как я использую Excel для управления творческими проектами
Раскрываем возможности Excel для творческих проектов
Следите за своими проектами
Хотя специальное программное обеспечение для управления проектами, безусловно, имеет свое место, нельзя полностью исключать Excel. Это жизнеспособный вариант для управления широким спектром проектов, особенно для отдельных лиц и небольших команд. Итак, в следующий раз, когда вы начнете новый проект, подумайте о том, чтобы попробовать Excel — вы можете быть просто удивлены тем, насколько эффективно этот знакомый инструмент может помочь вам в достижении целей вашего проекта.
Универсальность Excel выходит за рамки управления проектами. Вот несколько интересных проектов, которые можно реализовать с помощью Excel.
