Управление сложными таблицами может быть сложным и трудоемким, потенциально влияющим на производительность. Ваша рабочая тетрадь может содержать ценные данные и понимание, но без надлежащего руководства она остается недоступной и его потенциальным неиспользованным. Вот где вступает выделенный лист Readme. Он выступает в качестве ключа, чтобы разблокировать истинную ценность вашей рабочей книги, предоставляя контекст, объясняя расчеты и направляя пользователей через ее осложнения.
В этом посте я расскажу по главным причинам, почему каждая таблица Excel, независимо от того, насколько проста или сложна, заслуживает своего собственного компаньона Readme.
Связанный
10 творческих способов использовать Excel, превышающие хруст числа
Неожиданные случаи использования Excel вы не поверите
7
Включает навигацию по экономии времени
Это огромный плюс, когда дело доходит до листов Readme. Когда в вашей книге Excel есть десятки листов, сотрудники могут тратить время на бродячие, пытаясь найти свой путь. Лист Readme выступает в качестве карты для вашей электронной таблицы и направляет пользователей к информации, которая им нужна быстро и эффективно.
Вы также можете вставить содержимое, гиперссылки в ключевые разделы и даже блок -схему, чтобы помочь пользователям ориентироваться в данных, не теряясь. Это преимущество относится как к создателю, так и к пользователям электронной таблицы. Создатель экономит время на ответе на вопросы и объяснение вещей, в то время как пользователи экономят время на расшифровке структуры и цели электронной таблицы.
Предположим, у вас есть расходы на отслеживание электронных таблиц. Readme может включать краткое объяснение проекта, гиперссылки в определенных разделах в каждом листе (общие расходы по категории) и содержимое таблицы, в которой перечислены разные листы.
6
Предотвращает ошибки и избегайте дорогостоящих ошибок
Лист Readme может предотвратить значительные ошибки, предоставив ясность и контекст. Предположим, вы создаете электронную таблицу, рассчитывающие бонусы сотрудников. Теперь вы добавили один столбец, в котором перечислены зарплаты сотрудников, еще один, который показывает их рейтинг производительности (от 1 до 5), а третий столбец рассчитывает бонус, используя формулу.
Теперь, когда вы делитесь электронной таблицей с вашим менеджером без листа Readme, человек может легко неверно истолковать данные или формулу, что переводится на неверные бонусные расчеты и очень несчастный отдел заработной платы. Вот некоторые потенциальные ошибки.
-
Является ли зарплата в ежегодных, ежемесячных или еженедельных суммах?
-
Означает ли 1 рейтинг «лучший» или «худший» спектакль?
Связанный
6 лучших способов автоматизировать свою книгу Excel
Принесите свою книгу Excel в современную эпоху со всем, что она может предложить
5
Дает значительный рост сотрудничества
Сотрудничество – это то, где лист Readme действительно сияет. Readme выступает в качестве центрального источника истины и гарантирует, что у каждого, работающих над электронной таблицей, есть та же информация о своей цели и структуре. Это также обеспечивает плавное впечатление от адаптации. Новые члены команды могут быстро встать на скорость с помощью хорошо написанного Readme. Им не нужно полагаться на кого -то другого, чтобы все объяснить.
4
Объясняет ваши формулы как профессионал
Объяснение формулы имеет решающее значение для прозрачности и понимания в рабочей книге Excel, и с выделенным листом Readme вы можете объяснить формулу на простом языке. Допустим, у вас есть электронная таблица для анализа инвестиций в недвижимость, и она включает в себя столбцы по цене недвижимости, первоначальный взнос, сумму займа, процентную ставку, срок ссуды и ежемесячный ипотечный платеж.
Здесь ежемесячный платеж рассчитывается с использованием сложной формулы, такой как = PMT (B4/12, B5*12, B3). Теперь кто -то, незнакомый с финансовыми функциями, может не понять, как происходит ежемесячный платеж. Они могут задаться вопросом, почему процентная ставка разделена на 12, а срок кредита умножается на 12 в формуле. Вот где readme помогает пользователям понять, как работают расчеты.
3
Поддерживает журнал управления версиями и изменением
Включая контроль версий через ReadMe, команда поддерживает четкую и организованную историю разработки электронной таблицы. Предположим, что ваша команда работает над бюджетной таблицей для маркетинговой кампании. Без листа Readme становится трудно отслеживать, кто сделал то, что меняется и когда.
С ReadMe вы можете включить раздел, посвященный управлению версиями, часто называемым Изменить журнал или История пересмотра, Чтобы записать подробное отслеживание с необходимыми данными.
2
Делает ваши электронные таблицы в будущем
Не все помнят мелкие детали сложной электронной таблицы. Когда вы посещаете рабочую книгу в списке (через шесть месяцев или около того), становится трудно понять, как она работает, что означают входные данные и откуда взялись данные.
Лист Readme гарантирует, что электронная таблица остается полезной и ценной в будущем, независимо от изменений персонала. Допустим, стартап должен обновить свой прогноз доходов через два года, и новый финансовый директор вступает во владение. Без Readme человеку может потребоваться провести дни или недели, декодируя сложную логику. С помощью листа Readme они могут быстро понять цель модели и обновить ее соответственно.
1
Добавляет профессиональное прикосновение
Источник: Mockup.photos
Выделенный лист Readme показывает, что вы заботитесь о ясности, организации и пользовательском опыте. Это сигнализирует о том, что вы прошли лишнюю милю, чтобы сделать вашу таблицу легкой для понимания. Это также побуждает других следовать той же практике.
Завоевать скрытый хаос в своих таблицах
Достаточно сказать, что лист Readme является незамеченным героем любой рабочей книги. Это соединяет разрыв между необработанными данными и значимыми идеями. Чего вы ждете? Следуйте приуманенам выше и преобразуйте свою таблицу из загадочной головоломки в четкий и удобный инструмент. Однако, прежде чем поделиться листом Excel с вашим боссом или коллегами, предпринимайте несколько необходимых шагов, чтобы избежать смущающих ситуаций.
