7 быстрых советов по Excel, которые помогут превратить новичка в профессионала

Microsoft Excel не требует представления, не так ли? Если вы новичок в Excel, поначалу это может показаться сложным, но правда в том, что освоить основы довольно легко и может значительно повысить вашу эффективность. В этом посте я поделюсь некоторыми ценными советами по Excel для начинающих и дам вам возможность уверенно ориентироваться в этих ячейках.

Если вы стремитесь стать ниндзя электронных таблиц, вы попали по адресу. С помощью этих советов и подсказок вы сможете в кратчайшие сроки превратить свои отношения с Excel из страха в беглость. Давайте начнем.

7

Используйте функцию TOCOL для объединения данных из столбцов и строк.

Часто ли вам нужно организовать данные из нескольких столбцов и строк в один столбец? Вместо того, чтобы делать это вручную, вы можете использовать функцию TOCOL. Допустим, у вас есть такие данные в ячейках A1:C3. Вы можете поместить все в столбец D, используя =ТОКОЛ(A1:C3) формула.

Текст в столбцы

Текст в столбцы — еще одна удобная функция, когда все данные собраны в одну ячейку, и вам нужно разделить их на отдельные столбцы. Он делит текст в одной ячейке на несколько столбцов на основе разделителя (например, запятой, пробела или табуляции).

1. Выделите ячейки, из которых вы хотите разделить текст.

2. Нажмите Текст в столбцы под Данные вкладка.

   
   

3. Выбирать Разделителипросмотрите предварительный просмотр и нажмите Следующий. Ударять Заканчивать и ты готов идти.

   
   

Ознакомьтесь с моим специальным руководством, чтобы узнать больше о полезных функциях Excel.

6

Импортируйте данные с веб-сайта без проблем с форматированием.

Вы нашли в Интернете интересные данные и хотите импортировать их в Excel для дальнейшего анализа? Вместо копирования и вставки таблицы вы можете выполнить приведенные ниже действия.

1. Запустите пустую книгу. Отправляйтесь в Получить данные > Из других источников > Из Интернета.

   
   

2. Введите URL-адрес веб-страницы и позвольте Excel извлечь из него соответствующие данные.

   
   

3. Вы можете просмотреть различные типы таблиц. Выберите один и выберите Нагрузка внизу.

   
   

4. Выберите, как вы хотите просматривать данные в книге Excel.

   
   

5

Создавайте макросы для выполнения повторяющихся задач.

Это еще один удобный трюк, который каждый пользователь Excel должен освоить в первые годы своей жизни. Макрос в Excel записывает серию действий клавиатуры и мыши.

Предположим, вы учитель, которому нужно каждую неделю создавать отчет об оценках для своих учеников. У вас есть список их имен и оценок за различные задания, и вам нужно вычислить их среднюю оценку, присвоить буквенную оценку (A, B, C и т. д.) и выделить все неудовлетворительные оценки. Делать это вручную, неделю за неделей, может быть утомительно и отнимать много времени. Здесь на помощь приходят макросы.

1. Откройте таблицу и перейдите к «Просмотр» > «Макросы» > «Записать макрос» вариант.

   
   

2. Назначьте соответствующее имя и сочетание клавиш, а затем сохраните их в текущей книге.

   
   

3. Выполняйте клики, задачи и действия, чтобы все записывать. Нажмите Остановить запись.

   
   

Создав макрос, вы можете воспроизвести его одним щелчком мыши или сочетанием клавиш, чтобы выполнить то же самое, и все это одним быстрым движением.

4

Сохраняйте диаграммы как шаблоны, чтобы ускорить рабочий процесс.

Для диаграмм Excel нет недостатка в параметрах форматирования. Однако настройка стилей, форматирования и макетов диаграмм для каждой диаграммы занимает много времени. Вместо этого вы можете сохранить диаграмму как шаблон и использовать ее повторно одним щелчком мыши. Вот как.

1. Откройте книгу Excel, внесите необходимые изменения в диаграмму и щелкните правой кнопкой мыши на этом. Выбирать Сохранить как шаблон.

   
   

2. Ударять Сохранять.

   
   

3. Откройте Меню графиковвыбирать Шаблоныи реализовать их в кратчайшие сроки.

   
   

3

Используйте условное форматирование, чтобы выделить важные данные

Ваше путешествие в Excel будет просто неполным без условного форматирования. Он позволяет автоматически применять форматирование к ячейкам на основе определенных условий или правил. Предположим, у вас есть электронная таблица, отслеживающая данные о продажах различных продуктов в разных регионах. Вы хотите быстро определить наиболее эффективные продукты и регионы.

1. Откройте книгу Excel, перейдите к Главная > Условное форматирование > Правила верха/низа > Верхние 10%.

   
   

2. Выберите стиль форматирования и нажмите ХОРОШО.

   
   

Это всего лишь базовый пример. Условное форматирование предлагает широкий спектр возможностей. Вы можете экспериментировать с различными правилами, параметрами форматирования и комбинациями, чтобы в кратчайшие сроки создать визуально информативную таблицу.

2

Внедрите срезы в свою книгу, чтобы фильтровать данные профессионально.

Когда вы имеете дело со сложными таблицами, диаграммами и сводными таблицами, вы можете вставлять срезы, чтобы фильтровать их и с легкостью анализировать данные. Давайте проверим это в действии.

1. Я открыл лист Excel с несколькими сводными диаграммами.

2. Выбирать Анализ сводной диаграммы вверху и нажмите Вставить срез.

   
   

3. Давайте добавим срез для Продавец.

   
   

4. Щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите Отчет о соединениях.

   
   

5. Выберите все диаграммы на листе и нажмите кнопку ХОРОШО.

   
   

Теперь вы можете нажать на продавца и проверить его эффективность по показателям.

1

Используйте Power Pivot с формулами DAX для расширенного анализа данных.

Я всегда советую новичкам Excel ознакомиться с формулами Power Pivot и DAX. Это динамический дуэт анализа данных в Excel. Они открывают совершенно новый уровень мощности и гибкости, когда дело доходит до работы с большими наборами данных и выполнения сложных вычислений.

Power Pivot позволяет без труда работать с миллионами строк данных и обеспечивает эффективное управление данными, что невозможно при использовании обычных листов Excel.

Вы можете импортировать данные из нескольких источников, построить модель данных и использовать формулы DAX для расширенных возможностей. Кроме того, изучение DAX в Power Pivot также дает преимущество, если вы решите изучить Power BI в будущем. Я настоятельно рекомендую прочитать мою отдельную публикацию об использовании DAX в Excel.

Разблокируйте мастерство Excel

Теперь, когда вы вооружены этими советами, вы можете покорить электронные таблицы, использовать истинную мощь Excel и произвести впечатление на своих коллег и начальника. Чего вы ждете? Откройте свои существующие рабочие тетради, поэкспериментируйте с этими новыми навыками (и не расстраивайтесь, если вы столкнетесь с ошибками) и наблюдайте, как растет ваша продуктивность.

Если ваш рабочий процесс предполагает выполнение повторяющихся задач, прочтите мою специальную публикацию об автоматизации вашей книги Excel.