Не зря Microsoft Excel является любимым приложением для работы с электронными таблицами для многих людей. Excel предлагает множество инструментов, которые позволяют мне эффективно манипулировать, организовывать, анализировать и форматировать данные. Хотя Excel является основным продуктом в корпоративных офисах, исследовательских фирмах и финансовых учреждениях, я также считаю, что Excel удобен и надежен для повседневного использования.
Управляю ли я своим семейным бюджетом, отслеживаю инвентарь малого бизнеса или помогаю другу-учителю с ежедневной посещаемостью, Excel делает эти задачи более управляемыми и делает вас более продуктивными, как только вы освоите его. Итак, давайте углубимся в несколько советов, которые помогли мне освоить Excel.
Связанный
5 способов улучшить свою игру в Excel с помощью Microsoft Copilot
Основные приемы для преобразования рабочего процесса Excel с помощью Microsoft Copilot
6 Измените размер столбцов и строк
Поскольку некоторые поля будут больше других, изменение размера помогает сохранить все видимым.
Когда вы начинаете вводить данные в электронную таблицу, вы можете обнаружить текст, и даже большие числа могут быть обрезаны следующим столбцом. Не беспокойтесь, потому что вы можете изменить размер этих столбцов и строк, чтобы обеспечить идеальную видимость всего.
- Выберите столбцы или строки, размер которых вы хотите изменить.
- Выберите Формат кнопку на ленте «Домой».
- Вы можете автоматически изменить размер строк и столбцов, указать размер или восстановить значения по умолчанию.
5 Изучите основные функции
Функции помогают опытным пользователям работать умнее, а не усерднее
Хотя большинство вычислений в Excel можно выполнять с помощью арифметических выражений, на самом деле это не считается освоением приложения. Вам также необходимо изучить основные функции, как минимум.
| Сумма | Вычисляет сумму диапазона ячеек. |
|---|---|
| Средний | Вычисляет среднее значение в диапазоне ячеек. |
| Max | Возвращает максимальное число в выбранном диапазоне ячеек. |
| Мин | Возвращает наименьшее число в выбранном диапазоне ячеек. |
| Считать | Вычисляет количество значений в диапазоне ячеек, игнорируя пустые ячейки или ячейки без числовых значений. |
Вы можете быстро вставить функцию в строку формул, используя ее имя. Excel поможет вам заполнить все необходимое для этой формулы.
=SUM(A2:A12)
Вы также можете использовать конструктор функций на ленте «Главная», чтобы найти дополнительные функции, которые повысят вашу производительность. Нажмите треугольник, направленный вниз рядом с символом функции СУММ, затем Дополнительные функции чтобы получить к нему доступ.
4 Сделайте так, чтобы ваш шрифт и форматирование ячеек работали на вас
Это отлично подходит для визуальных эффектов, но также нажимает кнопку «Работать умнее, а не усерднее».
Ваш шрифт и форматирование определяют разницу между необходимостью щуриться, чтобы увидеть все ваши данные, и возможностью просмотреть их быстро и легко. Это означает разумный выбор шрифта, стиля, выравнивания и многого другого.
Лента «Главная» обеспечивает быстрый доступ ко многим основным инструментам форматирования, включая возможность изменить начертание, размер, стиль и выравнивание шрифта.
Существует еще больше параметров, включая настраиваемое форматирование чисел, валюты и т. д., которые можно применить к одной ячейке или выделенным ячейкам.
- Выберите ячейку или ячейки, которые вы хотите отформатировать.
- Нажмите Формат > Ячейки из строки меню.
- Форматирование ячеек Диалоговое окно позволяет выбрать категорию форматирования (например, «Общее», «Число», «Валюта» и т. д.).
- Другие вкладки позволяют настроить выравнивание, шрифт, границу, заливку и защиту выбранных ячеек.
3 Добавить дизайн визуализации данных
Табличное и условное форматирование делают информацию еще более понятной с первого взгляда.
Вы также можете применить к ячейкам табличное или условное форматирование. Форматирование таблицы помогает отличить разные строки, а условное форматирование применяет цвет, полосы или градиенты в зависимости от значений в ячейках.
Чтобы отформатировать данные в виде таблицы, выберите строки, столбцы или диапазон ячеек, которые вы хотите отформатировать.
- Нажмите Форматировать как таблицу и выберите понравившийся дизайн.
- В следующем диалоговом окне выберите, содержит ли выбранный диапазон заголовки.
- Когда Excel применяет форматирование, ваши заголовки также превращаются в раскрывающиеся меню для сортировки и фильтрации данных.
Если вы хотите применить условное форматирование, выберите строки или столбцы, которые вы хотите изменить.
- Нажмите Условное форматирование.
- Эти параметры позволят вам устанавливать правила на основе ваших значений, что позволит вам быстрее анализировать данные.
- После применения ваши данные еще проще интерпретировать.
Ваши данные намного легче интерпретировать с первого взгляда, если вы используете условное форматирование и соответствующую сортировку.
2 Легко добавляйте или удаляйте ячейки, строки или столбцы.
Если вы пропустите или обнаружите новые данные, которые хотите включить, это лучше, чем начинать заново.
Если вы потратили некоторое время на создание электронной таблицы, заполнение данных и отформатирование всего так, как вам нравится, ваше сердце может упасть, когда вы поймете, что необходимо вставить некоторые данные. Прежде чем приступить к вырезанию, копированию и вставке, помните, что вы можете легко добавлять или удалять ячейки, строки и столбцы.
- Выделите столбец или строку рядом с тем местом, где вы хотите вставить новый, или строку или столбец, который хотите удалить.
- Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца или строки, затем нажмите Вставлять или Удалить.
1 Визуализируйте свои данные с помощью диаграмм
Стены текста и цифр трудно понять, поэтому превратите их в эффективную диаграмму.
Говорят, что изображение стоит тысячи слов, а хорошая диаграмма — это эквивалент изображения ваших данных в электронной таблице. Вот как вы можете превратить все данные, которые вы так кропотливо вводили, в диаграмму, которую легко понять.
- Выделите все данные, которые вы хотите включить в диаграмму.
- Нажмите кнопку Вставлять лента.
- Выберите тип диаграммы, которую вы хотите использовать. Excel включает в себя Рекомендуемые графики Кнопка, предлагающая несколько вариантов, которые, по ее мнению, могут подойти, или вы можете выбрать свой собственный.
- После вставки диаграммы вы можете редактировать текст, щелкая такие элементы, как заголовок диаграммы или метки осей.
- Вы также можете изменить дизайн диаграммы, используя Дизайн диаграмм лента. Note что эта лента появляется только при выборе диаграммы.
Получите максимальную отдачу от своих инструментов, став их мастером
Как и любой другой инструмент, будь то программное обеспечение или что-то физическое, например, молоток или пила, для того, чтобы максимально эффективно использовать его, необходимо достичь определенного уровня мастерства. Эти советы и рекомендации помогут вам стать мастером Excelsmith, если таковой существует.
