Макросы часто упускаются из виду в приложениях Microsoft 365. Они доступны в Word, PowerPoint и Excel и предлагают решения в один клик, чтобы сократить повторяющиеся задачи. Если вы устали от многократного выполнения одних и тех же действий, изучите макросы для автоматизации действий в документах Word и таблицах Excel. Говоря о последнем, наша цель сегодня — погрузиться в то, как вы можете легко автоматизировать свой рабочий процесс Microsoft Excel с помощью макросов на вашем ноутбуке.
Связанный
Как попробовать Microsoft Office 2024 прямо сейчас
Microsoft пока не анонсировала Office 2024, но он уже в разработке, и вы можете попробовать его прямо сейчас, немного повозившись с настройками.
Определены макросы Excel
Прежде чем мы продолжим и покажем вам шаги для записи и использования макросов в Excel, давайте немного поговорим об этом полезном дополнении. Макросы — это, по сути, пользовательские скрипты, которые записывают ваши щелчки мыши и нажатия клавиш.
Предположим, вы выполняете рутину в большинстве своих таблиц в Excel. Вместо того, чтобы повторять одни и те же шаги снова и снова, вы можете создать макрос всех шагов и выполнить то же самое всего одним щелчком мыши.
Приложения Microsoft 365 записывают ваши макросы на языке Visual Basic for Application (VBA). Вы можете записывать эти крошечные компьютерные программы самостоятельно, а если вы разработчик, вы можете настраивать и писать пользовательские инструкции на VBA для генерации макросов. Хотите ли вы форматировать ячейки, генерировать отчеты, манипулировать данными или создавать диаграммы, вы можете использовать макросы для выполнения таких задач одним щелчком мыши.
Вам может потребоваться потратить некоторое время на создание макросов, и если вы новичок в Excel, это потребует некоторой кривой обучения. Однако, как только вы пройдете начальный этап, макросы будут довольно просты в использовании и управлении.
Советы по записи безупречных макросов Excel
Когда вы включаете макрорекордер в Excel, он фиксирует все щелчки и ввод с клавиатуры. Мы рекомендуем заранее планировать последовательность, чтобы избежать ошибок во время записи в реальном времени. В противном случае вам придется удалить макросы и записать все с нуля.
Например, когда вы запускаете неправильную формулу и отменяете ее, Excel записывает ваши действия и выполняет то же самое при ее запуске. Следуйте нашим советам ниже, чтобы записывать макросы без сбоев в Excel.
- Повторите действие несколько раз и постарайтесь запомнить последовательность.
- Попробуйте использовать сочетания клавиш для редактирования текста.
- Не создавайте длинный макрос с десятками шагов. Уменьшите количество шагов для большей эффективности.
- Прежде чем нажать кнопку записи, протестируйте макросы несколько раз.
Популярные примеры макросов Excel
Вот некоторые из распространенных задач, которые можно автоматизировать с помощью макросов в Microsoft Excel.
- Форматирование ячеек или текста: Макросы могут автоматически форматировать ячейки Excel, используя определенные стили шрифтов, цвета, различные эффекты и многое другое.
- Вставьте формулы: Вы можете создавать макросы для вставки формул в ячейки.
- Фильтрация или сортировка данных: Вы можете записать макросы для фильтрации определенного типа данных в таблице Excel. Это может сэкономить много времени, когда вы имеете дело с сотнями ячеек в вашей таблице.
- Создание отчетов и диаграмм: Благодаря макросам вам больше не нужно вручную генерировать отчеты и диаграммы. Вы можете создавать макросы и вставлять предопределенные таблицы и графики в кратчайшие сроки.
- Отправить письма: Вы можете создать макрос, с помощью которого система одним щелчком мыши отправит электронную таблицу по электронной почте соответствующим получателям.
Запись макросов Microsoft Excel
Есть несколько способов записать макрос в Microsoft Excel. Вы можете написать его в VBA или записать его из меню Вид. Первый метод является сложным и требует языка программирования для выполнения работы. Большинству пользователей должно быть вполне достаточно использовать опцию по умолчанию для записи макроса. Выполните следующие действия.
Раньше опция «Макросы» была частью опций разработчика. Теперь софтверный гигант предлагает ее в меню «Вид», и вам больше не нужно включать и использовать опции разработчика в Excel, чтобы эффективно записывать и использовать макросы.
На скриншотах ниже мы использовали Microsoft Excel для Windows. Вы можете сделать то же самое на своем Mac, чтобы найти и создать макросы в Excel.
- Запустите Microsoft Excel и создайте новый рабочий лист или откройте существующий.
- Выбирать Вид вкладку вверху и развернуть Макросы в правом верхнем углу. Нажмите Запись макроса.
- Дайте ему соответствующее имя, назначьте сочетание клавиш для запуска макроса, сохраните его в текущей рабочей книге (выберите Personal Macro Workbook, если вы планируете использовать его в других листах Excel) и введите описание для лучшей дифференциации. Нажмите ХОРОШО.
- Просмотрите все щелчки, задачи и действия вашего макроса и запишите все.
- Разверните то же самое и нажмите Остановить запись для завершения задачи. Excel сохранит ваш скрипт.
Вот и все. Вы успешно создали макрос в Microsoft Excel. Вы можете выполнить те же шаги, чтобы записать несколько макросов для часто используемых задач и процедур в Microsoft Excel.
Microsoft Excel сохраняет ваши скрипты во временной папке, известной как кэш Office в проводнике. Microsoft планирует сохранять ваши скрипты в вашей учетной записи OneDrive в будущих версиях Excel.
Макроэффективность в действии
Чтобы продемонстрировать истинную ценность макросов, я записал простой макрос, в котором добавил названия месяцев в строки и вставил три столбца: Маркетинг, Продажии Дополнительный. Отныне, когда бы мне ни понадобилось вставить часто используемое содержимое таблицы, я могу просто запустить созданный мной макрос из верхнего меню, как показано в видео ниже.
Управление макросами Excel
В любой момент вы можете отредактировать свой существующий макрос и удалить ненужные, чтобы упростить список макросов. Выполните следующие шаги, чтобы управлять макросами Excel как профессионал.
- Открой Вид меню и развернуть Макросы. Выбирать Просмотреть макросы.
- Выберите макрос и нажмите Редактировать.
- Он открывает меню Microsoft Visual Basic for Applications. Вы можете подправить код, внести необходимые изменения и закрыть меню. Вы можете удалить макрос из того же меню.
Преимущества записи макросов Excel
Вы все еще не уверены в использовании макросов в Excel? Вот некоторые преимущества записи макросов в Excel.
- Повышение производительности: Независимо от того, являетесь ли вы опытным или начинающим пользователем Excel, макросы могут помочь вам сэкономить часы работы за счет автоматизации часто выполняемых задач.
- Последовательность повышения уровня: Он обеспечивает единообразное форматирование всех ячеек Excel. Он устраняет ошибки в листе Excel.
- Безграничные возможности: Макросы в Excel открывают безграничные возможности.
- Простота использования: Вам не нужно быть программистом или разработчиком, чтобы использовать макросы. Весь процесс довольно прост.
Связанный
Microsoft представляет множество современных инструментов для Excel Web
Веб-клиент Microsoft Excel теперь стал гораздо более функциональным благодаря этим современным инструментам.
Автоматизируйте свои задачи Excel в кратчайшие сроки
Если вы новичок в макросах, мы надеемся, что вы попробуете! Если вы опытный пользователь Excel, вы, возможно, уже записываете макросы на основе своих предпочтений и завершаете свои сложные электронные таблицы в кратчайшие сроки. Если вы хотите еще больше сократить свои рабочие часы в Excel, изучите интеграцию ChatGPT в программное обеспечение для электронных таблиц Microsoft. Вы можете ознакомиться с нашим отдельным руководством, чтобы узнать, как использовать ChatGPT в Excel.
