Управляйте своими проектами с помощью Microsoft Lists

От

31.12.2024

Поиск подходящего инструмента является важным шагом для успешного управления проектами. Несмотря на то, что доступно бесчисленное множество приложений и платформ, иногда лучшее решение уже у вас под рукой. Нет, я не имею в виду Excel, Google Таблицы или другие базовые программы для работы с электронными таблицами. Позвольте мне познакомить вас со списками Microsoft: мощным и универсальным инструментом, спрятанным на виду в Microsoft 365.

В этом посте я раскрою весь потенциал Microsoft Lists для управления проектами. Я подробно расскажу, как я использую его для оптимизации рабочих процессов, улучшения сотрудничества с клиентами и коллегами и, в конечном итоге, с большей легкостью реализуйте успешные проекты.

лучшие приложения для управления проектами для бизнеса и стартапов

Связанный

5 лучших инструментов управления проектами для малого бизнеса и стартапов

Инструменты, меняющие правила игры, необходимые каждому стартапу и бизнесу для успеха

Почему вам следует использовать Microsoft Lists для управления проектами?

Списки Microsoft на первый взгляд могут показаться простыми, но они предлагают некоторые убедительные преимущества для управления проектами. Как и ожидалось, он безупречно работает с существующими приложениями и службами Microsoft 365 (подробнее об этом позже). Вы можете адаптировать свои списки с помощью настраиваемых столбцов, категорий и форматирования в соответствии с потребностями вашего конкретного проекта. Такая гибкость является ключевой для различных типов проектов.

Благодаря шаблонам, совместной работе в режиме реального времени, гибкости, возможностям экспорта и надежным мобильным приложениям вы получаете удобную среду для управления проектами, особенно для отдельных лиц и команд, уже инвестировавших в экосистему Microsoft.

Начните с нуля или используйте шаблон

Как вы уже догадались, Microsoft Lists не ограничивается только управлением проектами. Вы можете создать любой тип списка с нуля. Если это кажется отнимающим много времени, изучите встроенную библиотеку шаблонов. Вы можете создать трекер проблем, адаптацию сотрудников, менеджер активов, маршрут мероприятия, идеи подарков, планировщик контента, трекер расходов и многое другое.

Перейдите в списки Microsoft в Интернете и войдите в систему, используя данные своей учетной записи Microsoft. Выбирать Новый список наверху.
Проверьте доступные шаблоны, используйте записи из существующего списка или выберите файл CSV. Давайте выберем Пустой список на данный момент.
Введите название списка, дайте соответствующее описание, выберите цвет и значок и нажмите Создавать.

Создание столбцов и задач в списках

По умолчанию списки создают столбец «Заголовок». Он предлагает несколько типов столбцов для вашего проекта. Вы можете настроить вид списка в соответствии со своими предпочтениями.

Откройте вновь созданный список в списках Microsoft. Нажмите Добавить столбец.
Вы можете выбрать «Текст», «Выбор», «Дата и время», «Несколько строк текста», «Человек», «Число», «Да/Нет», «Гиперссылка», «Изображение», «Поиск» и «Средний рейтинг».
Списки открывают специальное меню для каждого типа столбца. Например, если вы выберете «Выбор», вы можете дать столбцу имя и настроить параметры в том же меню. Вы даже можете установить для столбца значение по умолчанию.
Списки предлагают множество вариантов настройки. Например, когда вы выбираете «Человек» в качестве типа столбца, вы можете включить фотографии профиля, разрешить множественный выбор (чтобы назначить одну и ту же задачу нескольким участникам) и многое другое.

В целом, Lists предлагает широкие возможности для создания действительно уникального списка с несколькими столбцами. Как вы можете видеть на скриншоте ниже, я создал спортивное расписание с названием, описанием, автором, статусом, сроком выполнения, датой публикации, типом контента и ссылкой на публикацию.

Вы можете открыть каждую карточку и легко заполнить все данные. Вы также можете фильтровать представления в зависимости от статуса вашей задачи. Например, я могу нажать «Опубликованный контент» вверху, чтобы отфильтровать все завершенные сообщения блога в списках. В любой момент вы можете изменить вид столбца и настроить его параметры.

Установите правила для вашей системы управления проектами

Microsoft недавно добавила поддержку правил в списках. Это базовая автоматизация, которая предупреждает вас на основе установленных критериев. Например, всякий раз, когда кто-то меняет статус сообщения в блоге с В ходе выполнения к Готов к публикациисистема отправит уведомление на ваше устройство. Давайте настроим это.

Откройте существующий список в списках Microsoft.
Нажмите на трехточечное меню вверху и выберите Предупреди меня.
Выбирать Элемент изменен. Выберите условие из следующего меню, и все готово.

Вы даже можете установить триггер, когда создается новый элемент и удаляется элемент. Автоматизация в списках по-прежнему в лучшем случае базовая, и мне не терпится увидеть, как Microsoft продвинет ее в будущих обновлениях.

Поделитесь своими проектами с другими

Как и ожидалось, Microsoft использует облачную платформу OneDrive для синхронизации и обмена вашими списками. Поскольку он работает на базе OneDrive, вы можете использовать те же надежные параметры безопасности, чтобы делиться своими списками с коллегами и клиентами. Вы можете защитить его паролем и даже установить дату истечения срока действия, чтобы не допустить посторонних глаз к вашему проекту. Вот что вам нужно сделать.

Откройте свой список в списках Microsoft.
Нажмите Делиться наверху.
Разверните настройки ссылки. Вы можете установить срок действия и пароль. Ударять Применять.
Вы также можете переключаться между параметрами «Можно редактировать список», «Можно редактировать элементы» и «Может просматривать». Введите адрес электронной почты получателя и мгновенно поделитесь своим списком.