Хотя Excel известен своей универсальностью в вычислениях и визуализации данных, он также прекрасно справляется со своей задачей в качестве базы данных. Малые предприятия, некоммерческие организации и даже отделы крупных организаций иногда полагаются на Excel для хранения, управления и анализа важных данных. Но действительно ли это подходящий инструмент для работы?
В этом посте я расскажу о плюсах и минусах использования Excel в качестве базы данных. Таким образом, вы сможете решить, является ли Excel жизнеспособным вариантом или вам следует рассмотреть более надежное решение.
Связанный
10 творческих способов использования Excel помимо обработки чисел
Неожиданные варианты использования Excel, в которые вы не поверите
Преимущества использования Excel в качестве базы данных
Доступность и знакомство
Давайте рассмотрим основные преимущества использования Excel в качестве базы данных. На большинстве компьютеров уже установлен Excel как часть пакета Microsoft Office. Вам не нужно тратить время на покупку, установку или настройку нового программного обеспечения на вашем устройстве. Вы также не можете исключить его знакомство.
Интерфейс Excel удобен для пользователя и широко известен. Те, у кого ограниченные навыки работы с компьютером, часто могут выполнять базовые задачи, такие как ввод, сортировка и фильтрация данных. Базовые задачи, такие как создание таблиц, выполнение простых вычислений и создание диаграмм, легко освоить.
Визуализация и манипулирование данными
Визуализация и манипулирование данными — две основные причины, по которым люди предпочитают Excel для управления данными. Вы можете выбирать из широкого спектра диаграмм, чтобы представить ваши данные визуально привлекательным способом. Вы даже можете их индивидуально настроить, настроив цвета, метки, оси и другие детали.
Другие интерактивные функции включают срезы и временные шкалы, сводные диаграммы, условное форматирование и многое другое. Что касается манипулирования данными, вы можете просматривать и систематизировать данные на основе определенных критериев, исследовать обширную библиотеку формул и функций и даже использовать инструменты очистки данных, чтобы профессионально представить свою базу данных.
Идеально подходит для небольших баз данных
Малый бизнес и стартапы часто работают в условиях ограниченного бюджета. Поскольку у большинства компаний уже есть подписка на Microsoft 365, им не нужно платить дополнительные деньги за Excel. По сути, это устраняет необходимость в дорогостоящем программном обеспечении баз данных или ИТ-инфраструктуре.
Кроме того, малые предприятия часто имеют дело с меньшими наборами данных, с которыми Excel может эффективно работать без проблем с производительностью. Встроенных функций программного обеспечения достаточно для выполнения обычных задач, таких как отслеживание запасов, управление списками клиентов и создание базовых финансовых отчетов. Он также хорошо интегрируется с другим распространенным программным обеспечением, таким как бухгалтерские пакеты или CRM-системы.
Связанный
10 лучших бесплатных шаблонов для Excel, которые вы должны получить
Ваше секретное оружие для оптимизации рабочих процессов в Microsoft Excel
Минусы использования Excel в качестве базы данных
Ограниченная безопасность
Прежде чем полностью использовать Excel в качестве инструмента базы данных, обратите внимание на следующие недостатки. Безопасность является критическим недостатком, когда вы полагаетесь на Excel для всего, что выходит за рамки базового управления данными. Excel предлагает элементарную защиту паролем, но ему не хватает детального контроля над доступом пользователей. В конце концов, каждый, у кого есть пароль, имеет полный доступ к просмотру, редактированию и даже удалению всего файла.
В отличие от специализированных инструментов баз данных, здесь нет встроенного механизма надежной аутентификации пользователей. Проверить личность лиц, имеющих доступ к данным, непросто. Он также имеет ограниченные возможности отслеживания, что затрудняет отслеживание того, кто, какие изменения и когда внес.
Не хватает функций управления данными
Excel не предлагает настоящие таблицы, которые часто идеально подходят для сложных структур данных со взаимосвязанными объектами. Иногда вам часто приходится дублировать данные в разных таблицах. Это приведет к несогласованности, увеличению размера файла и трудностям при обновлении информации.
Хотя Excel допускает базовую фильтрацию и сортировку, ему не хватает мощности и гибкости языка запросов, такого как SQL (язык структурированных запросов), используемого в базах данных. В целом Excel превосходно справляется (без каламбура) с базовыми задачами, но ему не хватает надежности, масштабируемости и расширенных функций, необходимых для эффективного управления сложными данными.
Ограниченная автоматизация
Хотя Excel предлагает несколько приемов автоматизации, они часто ограничены по объему и сложности. Кроме того, не у всех есть знания программирования. Сложные макросы могут быть сложными в написании, отладке и обслуживании. Кроме того, интеграция Excel с другими системами или приложениями для автоматического обмена данными является сложной задачей и требует индивидуальных решений.
Трудно поддерживать
По мере роста вашего бизнеса ваша база данных становится больше, и в нее вовлекается все больше людей. Через некоторое время поддержка и совместная работа в Excel становятся настоящей головной болью. Даже при тщательной проверке данных могут легко закрасться ошибки.
Если вы поделились файлом Excel с несколькими пользователями, отслеживание изменений и управление различными версиями файла Excel могут стать кошмаром. Ведь это далеко не так Google Таблицы относительно бесперебойного сотрудничества.
Не позволяйте Excel держать ваши данные в заложниках
В конечном счете, решение о том, использовать ли Excel в качестве базы данных, зависит от ваших конкретных потребностей и обстоятельств. Для простых задач управления данными, личного использования или небольших наборов данных Excel может быть вполне подходящим инструментом. Однако по мере того, как ваши данные растут, становятся более сложными и требуют расширенных функций, вам следует учитывать ограничения, прежде чем полностью использовать Excel.
Если вы новичок в Excel, ознакомьтесь с лучшими приемами, которые помогут улучшить ваши навыки.
