Хотя Microsoft Excel не является специализированным инструментом управления проектами, его универсальность и широкая доступность делают его удивительно надежным вариантом управления проектами. Хотя изначально я попробовал несколько специализированных инструментов PM, большинство из них показались неуклюжими, ограниченными или просто подавляющими. Затем я заново открыл для себя Excel для управления проектами, и это показалось мне глотком свежего воздуха. Это дает мне свободу настраивать рабочий процесс и отслеживать ход выполнения проекта, а также бюджет так, чтобы это действительно имело для меня смысл.
В этом посте я расскажу об основах использования Excel для управления проектами: от изучения шаблонов до использования расширенных функций для выполнения работы.
Связанный
10 творческих способов использования Excel помимо обработки чисел
Неожиданные варианты использования Excel, в которые вы не поверите
Изучите шаблоны управления проектами и планировщика Microsoft Excel
Вы всегда можете создать книгу Excel для управления проектами с нуля (я вернусь к этому позже), но это отнимает много времени. К счастью, в Microsoft Excel нет недостатка в шаблонах управления проектами. Хотите ли вы создать трекер проекта по управлению событиями, список дел по реконструкции дома, отчет об исполнении проекта или график программы, у вас есть множество вариантов на выбор.
Я отобрал несколько лучших шаблонов управления проектами и планировщиков для Excel, которые вы можете найти в моем отдельном посте ниже.
Связанный
8 лучших бесплатных шаблонов управления проектами и планировщиков для Microsoft Excel
Мастерское планирование проектов с помощью этих бесплатных шаблонов Excel
Создайте график проекта с нуля
Хотя существуют десятки шаблонов управления проектами, иногда они могут не соответствовать вашим требованиям. В таких случаях имеет смысл создать книгу Excel с нуля. Предположим, вы хотите спланировать реконструкцию дома; вот как вы можете создать идеальный планировщик прямо в Excel.
Запишите задачи вашего проекта
Сначала давайте добавим задачи проекта, дату начала, дату окончания, продолжительность, статус и многое другое.
- Откройте Microsoft Excel и создайте новую книгу. Введите гигантский баннер вверху и создайте новые столбцы.
- Я добавил такие столбцы, как имя задачи, дата начала, дата окончания, статус, завершение и примечания.
- Введите все задачи, дату начала, дату окончания и необходимые примечания. В столбце Срок выполнения используйте формулу = дата окончания – дата начала (=C5-B5 в нашем случае).
- Перетащите его вниз, чтобы рассчитать продолжительность каждой задачи по реконструкции вашего дома.
Это некоторые из основ планирования реконструкции дома. Вы всегда можете добавить или удалить столбцы в соответствии с вашими требованиями.
Используйте проверку данных для создания раскрывающегося списка.
В столбце «Статус» я хочу создать раскрывающееся меню, чтобы быстро добавлять текущий статус для каждой задачи. Для выполнения работы я буду использовать проверку данных Excel. Вот как.
- Откройте новый лист Excel и запишите собственный статус для своих задач — В ходе выполнения, Еще не начать, Завершенный, Отложенныйи Пропущено.
- Вернитесь на основной лист и выберите ячейки под Статус столбец.
- Выбирать Проверка данных под Инструменты обработки данных в Дом меню.
- Нажмите Список из Позволять меню и выберите значок со стрелкой вверх рядом с источником.
- Перейдите на предыдущий лист и выберите собственный список статусов. Нажмите ХОРОШО.
- Под каждой ячейкой вы увидите раскрывающееся меню. Вы можете быстро добавлять статус к каждой задаче и соответствующим образом редактировать его по мере выполнения реконструкции.
Постройте диаграмму Ганта
Диаграмма Ганта визуально представляет временную шкалу проекта. Вот как вы можете вставить его в свою книгу.
- Выберите столбец «Дата начала» и перейдите к Вставка > Все диаграммы.
- Нажмите Бар на боковой панели и вставьте Сложенный бар диаграмму в своей рабочей тетради.
- Щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме и выберите Выберите данные.
- Нажмите Добавлять под Записи легенды.
- Выбирать Продолжительность под название серииудалите значение серии и вставьте номера длительности под значения ряда.
- Перейти к Горизонтальный и выберите Редактировать. Выберите свои задачи в разделе Диапазон меток оси.
- Нажмите ХОРОШО и ты готов идти.
- Вы можете заметить, что значения дня начала отображаются в виде столбцов. Выберите эти полосы (синие), щелкните их правой кнопкой мыши и выберите Нет заполнения.
- Эти полосы теперь невидимы, и теперь у вас есть имя задачи на вертикальной полосе, дата вверху и диаграмма Ганта, показывающая ход выполнения.
Вы можете настроить внешний вид диаграммы, легенды и другие детали в боковом меню.
Связанный
Как оживить данные Excel с помощью динамических визуализаций
Привлеките свою аудиторию динамическими диаграммами Excel
Применить условное форматирование
Условное форматирование обеспечивает плавную автоматизацию вашей книги управления проектами. Например, вы можете ввести сегодняшнюю дату в условном формате и мгновенно проверить просроченные задачи. Вот что вы можете настроить.
- Выберите столбец даты окончания и перейдите к Главная > Условное форматирование > Правила выделения ячеек > Меньше чем.
- Тип =Сегодня() в поле формулы, чтобы выделить все задачи с датами окончания в прошлом. Выберите красный цвет заливки. Здесь вы можете отформатировать его в любом стиле.
- Нажмите ХОРОШО и проверьте все такие просроченные задачи по реконструкции вашего дома. Теперь вы можете работать над ними соответствующим образом и обеспечить быстрое завершение.
Добавить таблицу бюджета
Вот где Excel всегда сияет. Вы даже можете создать специальный лист бюджета на реконструкцию дома прямо в своей рабочей тетради и держать свои финансы под контролем. Вам больше не нужно использовать отдельное приложение для отслеживания своих расходов и бюджета по конкретным направлениям. Я подробно рассказал о том, как создать планировщик бюджета в Excel с нуля. Обратитесь к моему сообщению ниже, чтобы узнать больше.
Связанный
Вот как я создал планировщик праздничного бюджета в Excel, который действительно работает.
Управляйте своими праздничными расходами с помощью специального планировщика бюджета Excel.
Советы по использованию Excel для творческого управления проектами
Вот несколько важных советов по освоению Excel для творческого управления проектами.
- Разбейте свои задачи. Чем детальнее ваши задачи, тем лучше вы сможете отслеживать прогресс и выявлять потенциальные узкие места.
- Регулярно обновляйте таблицу, указывая фактические даты начала и окончания.
- Изучите условное форматирование, диаграммы и цветовое кодирование, чтобы быстро понять состояние вашего проекта.
- Поделитесь своей книгой с дизайнером интерьеров, работниками и другими членами команды, чтобы обеспечить бесперебойную совместную работу. Вы также можете защитить его паролем, чтобы предотвратить посторонние глаза.
Excel следит за моими проектами
Выполнив описанные выше шаги, вы сможете создать динамичную и информативную электронную таблицу, которая поможет вам оставаться организованным, не сбиться с пути и в рамках бюджета. Обязательно просматривайте и обновляйте свою электронную таблицу, используйте визуальные эффекты в своих целях и без колебаний изучайте расширенные функции Excel, чтобы адаптировать ее к конкретным потребностям вашего проекта.
При этом, если вы часто управляете несколькими крупными проектами со сложным рабочим процессом и автоматизацией, вам лучше использовать специальный инструмент управления проектами. Прочтите нашу отдельную публикацию, чтобы найти лучшие инструменты для малого бизнеса и стартапов.
