С бесконечными задачами, сроками и ресурсами для отслеживания управление проектами может чувствовать себя подавляющим. В то время как роскошные платформы обещают беспрепятственное сотрудничество, визуализацию и автоматизацию, они не для всех. Что, если решение уже было на вашем компьютере? Да, я говорю о Microsoft Excel.
Его знакомство в сочетании с его гибкостью делает эту программу электронной таблицы невероятно эффективным инструментом для управления проектами всех размеров. Давайте обсудим, почему Excel по -прежнему остается чемпионом по управлению проектами.
Связанный
9 взломов Excel я хотел бы узнать ранее
Excel хитрости, чтобы сэкономить часы каждую неделю
7
Знакомый вид и доступный для всех
Вообще нет кривой обучения
Независимо от того, используете ли вы Basecamp, Asana, Jira, Airtable или Monday.com, все они поставляются с кривой обучения. Как менеджер проекта, вы можете быть опытными в навигации по программному обеспечению, но члены вашей команды могут не иметь такого же уровня знакомства.
Напротив, структура сетки рядов и столбцов является универсально узнаваемой. Даже в разных версиях Excel основной интерфейс остается последовательным. Кроме того, он доступен на каждой платформе, о которой вы можете подумать.
6
Параметры настройки и гибкость
Заставить это работать на вас, а не наоборот
Здесь Excel действительно сияет из -за традиционных инструментов управления проектами. Как и стандартные приложения, вам не нужно иметь дело с заранее определенной структурой. Вы можете разработать свои собственные столбцы и строки и применить форматирование для отслеживания точных данных, которые вам требуются. Кроме того, проекты редко идут точно так же, как и планировалось. Гибкость Excel позволяет легко адаптироваться к изменениям в сроке.
И если у вас есть существующая установка проекта в Trello или Asana, экспорт и импорт задач в Excel не требует ракетостроения. Если вы имеете дело с крупными проектами, разбивайте работу на несколько листов или рабочих книг и свяжите их вместе.
Например, если вы запускаете маркетинговую кампанию книжного магазина, вы можете создать стандартный лист с необходимыми деталями. Теперь, поскольку маркетинговые усилия книжного магазина расширяются, вы можете создать отдельные листы Excel для каждой кампании. И если магазин расширяется в несколько мест, добавьте лист для каждого места и объедините данные в главном листе.
5
Ряд шаблонов для начала
Экономит ценное время
Большинство приложений для управления проектами предлагают надежную библиотеку шаблонов, а Excel не является исключением. Вы можете использовать официальную библиотеку шаблонов или исследовать сторонние магазины, такие как Etsy, чтобы найти соответствующие шаблоны управления проектами. Вместо того, чтобы начинать с нуля, шаблоны обеспечивают готовую структуру и сокращают время и усилия настройки.
Будучи менеджером проекта, вы можете сосредоточиться на планировании и исполнении вместо того, чтобы беспокоиться о форматировании. Вы даже можете создать структуру управления проектами с нуля, сохранить ее как шаблон и повторно использовать ее для всех будущих проектов.
4
Условное форматирование и анализ данных
Нет недостатка в функциях управления проектами
Это еще одна область, где Excel набирает высокую оценку по традиционным инструментам управления проектами. Обширная библиотека формул и функций Excel позволяет выполнять сложные расчеты и анализировать данные проекта. Это включает в себя расчет затрат проекта, выполнение задач отслеживания и анализ использования ресурсов.
Тем не менее, моя любимая функция управления проектами – условное форматирование. Это позволяет мне применять визуальные настройки, такие как цвета, значки и стержни данных к ячеек на основе конкретных критериев. Допустим, менеджер строительного проекта использует Excel для отслеживания выполнения различных задач.
Человек может иметь столбец для статуса задачи и добавить значения, такие как не запускаемые, в процессе и завершены. Они могут применять условное форматирование к цвету, не запускающемуся в красном, в сфере желтого цвета и выполнены зелеными задачами. На первый взгляд, менеджер проекта может быстро определить, какие задачи находятся на пути, а какие требуют внимания.
Я даже не поцарапал поверхность здесь. Возможности бесконечны с условным форматированием. Что касается анализа данных, вы можете использовать таблицы поворотов для быстрого обобщения и анализа больших объемов данных проекта.
Как и многие инструменты PM, Excel имеет дополнение к ИИ под названием Copilot. Вы можете вызвать инструмент искусственного интеллекта Microsoft, задать ему вопросы о ваших проектах и получить соответствующие ответы только с помощью текстовых подсказок.
Связанный
Как проанализировать данные в Excel, как профессионал с таблицами поворота
Исследуйте поворотные таблицы, чтобы преобразовать из начинающего в аналитик за считанные минуты
3
Гантт диаграммы и сроки
Отслеживайте прогресс вашего проекта, как профессионал
Диаграммы Gantt и сроки являются важными инструментами для управления проектами. Excel, несмотря на то, что не является специальным программным обеспечением PM, может эффективно создавать и управлять этими диаграммами. Менеджеры проектов могут легко отслеживать прогресс, обновляя статусы задачи и длительность в диаграмме Gantt.
Предположим, что команда планирует крупную корпоративную конференцию. Они могут создать лист Excel с столбцами для имен задач (выбор места проведения, приглашения на динамики, маркетинг, регистрация), даты начала, длительность и зависимости и использовать сложенную планку для создания диаграммы Gantt, визуализируя график конференции.
2
Безупречное сотрудничество
Управлять проектами с членами вашей команды
В то время как Excel традиционно не известен сотрудничеством в реальном времени, как выделенные платформы управления проектами (и Google Листы), он предлагает несколько функций, чтобы обеспечить эффективную командную работу. Вы можете создать общую рабочую книгу, используя OneDrive или Google Driveотслеживать изменения в режиме реального времени и вставить комментарии и заметки. Вы даже можете добавить выделенный лист Readme, чтобы все были на одной странице с целями проекта.
Существует даже возможность защитить пароль или добавить дату истечения срока действия в ваш лист Excel, чтобы не допустить взгляда.
1
Эффективное решение
В комплекте с Microsoft 365
Microsoft 365 – самый популярный комплект производительности среди предприятий и профессионалов. Он предлагает безразличные перспективы, 1 ТБ хранение OneDrive и местные офисные приложения, в том числе Excel, и многое другое. Это означает, что вам не нужно платить дополнительно за отдельный инструмент.
В конце концов, большинство инструментов управления проектами стоят около 10 долларов США за пользователя в месяц. И когда у вас есть сотни членов команды, затраты могут быстро составлять до тысяч долларов каждый месяц.
Забудьте о модном программном обеспечении управления проектами
Прежде чем инвестировать в другую платформу управления проектами, внимательно посмотрите на Excel. В отличие от многих вариантов программного обеспечения PM, Excel дает вам полный контроль над данными и тому, как они представлены. Он преодолевает сложность, устраняет кривую обучения и вскоре повышает производительность вашей команды.
Если вы имеете дело со сложным проектом, ваша электронная таблица может скоро иметь несколько больших баз данных. Вот лучшие хитрости, чтобы справиться с ними как профессионалом.
