Вот как я использую условное форматирование во время управления проектами в Excel

Успешное и эффективное управление проектами опирается на четкое общение, организованное отслеживание и способность быстро идентифицировать потенциальные препятствия. Хотя нет недостатка в инструментах управления проектами, многие предпочитают Excel из -за его знакомой настройки и гибкости. Одной из самых недооцененных функций Excel для управления проектами является условное форматирование. Этот простой инструмент позволяет визуально представлять данные проекта, выполнять задачи на пути и посмотреть, какие из них отстают.

В этом посте я проведу вас, как я использую условное форматирование для более эффективного управления своими проектами.

Настройте электронную таблицу проекта

Условное форматирование работает, применяя правила к данным в вашей электронной таблице. Правила не будут работать так, как задуманы, если ваши данные неорганизованы, непоследовательны или плохо структурированы. В итоге вы получите неточное выделение и запутанное беспорядок вместо четкого обзора проекта.

Перед тем, как пережить уловки ниже, я рекомендую настроить электронную таблицу с прозрачными столбцами и заголовками и последовательным вводом данных. Например, вместо даты, используйте дату начала, дату окончания или дату срока. Вместо статуса рассмотрите статус задачи или этап проекта. Если ваши заголовки неясны, вы будете изо всех сил пытаться создать правильные правила.

Отслеживать статус вашей задачи, как профессионал

Визуализация статуса задачи имеет решающее значение для эффективного управления проектами, а условное форматирование Excel обеспечивает мощный способ достижения этого. Предположим, вы управляете проектом по редизайну веб -сайта. У вас есть несколько задач и вы хотите визуально отслеживать их прогресс, используя условное форматирование.

Вы можете использовать условное форматирование для форматирования выполненных задач зеленого цвета, в ходе желтого цвета, заблокированных задач красным, и не началось в сфере светло-серого.

1. Выберите ячейки в столбце состояния.

2. Отправиться в Главная -> условное форматированиеПолем

3. Расширять Выделите правила ячеек -> текст, который содержитПолем

   
   

4. Тип Завершенный и изменить стиль форматирования.

   
   

Точно так же создайте условное форматирование для других вариантов статуса и управляйте задачами проекта, как профессионал.

Создать срок визуализации

Вы можете визуализировать сроки, используя условное форматирование в Excel. Предположим, вы управляете маркетинговой кампанией с различными задачами, каждый из которых имеет определенный срок. Вот как вы можете настроить его в Excel.

1. Выберите ячейки в Крайний срок столбец.

2. Идти в Главная -> условное форматированиеПолем

3. Выберите подходящий тип правила. Здесь я отправлюсь в Выделите правила ячеек -> меньше, чемПолем

   
   

4. Разверните раскрывающееся меню и выберите Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки форматируютПолем

5. Введите формулу или значение (= сегодня () или = сегодня ()+7).

   
   

6. Выберите форматирование, которое вы хотите применить.

В примере выше, = сегодня () формула возвращает текущую дату, и вы можете отформатировать фон ячейки красного или использовать жирный красный текст. Это правило подчеркивает любой крайний срок, который ранее, чем сегодняшняя дата, и мгновенно отмечают просроченные задачи.

Точно так же я буду использовать формулу = сегодня ()+7, чтобы выделить сроки, которые находятся в течение следующих семи дней. Я форматирую такие клетки с светло -желтым фоном.

Марк достиг вех

Отслеживание вехи проекта необходимо для своевременного завершения. Применяя простые правила, вы можете мгновенно выделить завершенные вехи. Например, целые ряды могут быть зелеными цветовой кодировкой после завершения вехи, в то время как наборы значков могут обеспечить быстрый визуальный сигнал прогресса в столбце состояния. Позвольте мне привести вам пример.

1. Выберите весь диапазон данных, к которому вы хотите применить условное форматирование. Это включает в себя все столбцы для рядов, которые вы отслеживаете. Вы не должны просто выбрать столбец статуса здесь. Например, если ваши данные охватывают столбцы от A до E и Rows с 2 по 10, выберите диапазон A2: E10.

2. Отправиться в Главная -> условное форматирование -> Новое правилоПолем

   
   

3. Выберите классический стиль и выберите Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки форматируютПолем

4. Тип = $ B2 = “завершен” и нажмите ХорошоПолем

   
   

5. Установите стиль форматирования на зеленый фон.

Теперь, когда вы печатаете Завершенный В любой ячейке в столбце B в диапазоне B2: B10 Весь соответствующий ряд (от столбца A до E) станет зеленым.

Создать визуальные стержни прогресса в ячейках

Это довольно просто. Если вы часто отслеживаете свои задачи в процентах, это для вас. Допустим, вы управляете разработкой новой функции для вашего программного обеспечения. Вы хотите визуально отслеживать процент завершения каждой задачи. Здесь вам нужно использовать панели данных в условном форматировании.

1. Выберите ячейки в % Полный

2. Идти в Главная -> Условное форматирование -> Стоки данныхПолем

3. Выберите стиль панели данных (градиент или твердый).

   
   

Он предлагает мгновенную визуальную обратную связь, улучшает общение и открывает лучшее принятие решений для ваших проектов.

Определите высокоприоритетные задачи

Вы можете эффективно определить высокоприоритетные задачи в Excel, используя условное форматирование. Есть несколько подходов, в зависимости от того, как вы расставляете приоритеты в своих задачах в Excel (высокий, низкий, средний, 1,2,3 или A, B, C). Я лично предпочитаю 1,2,3 стиля, чтобы выполнить работу в кратчайшие сроки. Я добавил выделенный приоритетный столбец и численное, чтобы продемонстрировать его приоритетный статус (1 для высокого, 2 для среднего и 3 для минимума).

1. Выберите все ячейки в столбце приоритета.

2. Отправляйтесь в Excel Главная -> условное форматированиеПолем

3. Разверните наборы значков и выберите соответствующий набор для вашего приоритетного столбца (стрелки, указывающие на высокий приоритет, в боковом направлении для среднего, вниз для минимума).

   
   

Советы и лучшие практики для условного форматирования

Прежде чем пережить за борт с условным форматированием в Excel, помните о советах ниже.

• Держите это простым, и не чрезмерно использовать условное форматирование.

• Регулярно просмотрите и обновлять правила условного форматирования по мере развития вашего проекта.

• Держите свои правила простыми. Не усложняйте это слишком большим количеством формул.

Разблокировать успех проекта

Условное форматирование в Excel предлагает простой, но мощный способ повысить управление проектом. Он превращает статические таблицы в динамические инструменты, которые дают представление о здоровье проекта в реальном времени. В то время как этот пост освещал некоторые из моих любимых техник, возможности практически бесконечны.

Обязательно экспериментируйте с различными правилами форматирования и формулами и найдите то, что лучше всего подходит для вас. Если вы ищете вдохновение, чтобы начать, ознакомьтесь с этими лучшими шаблонами управления проектами для Excel.