Управление проектами — это координация задач, сроков, ресурсов и членов команды. Хотя существуют специализированные инструменты, Excel является подходящим вариантом для небольших проектов. Он гибкий и простой в использовании, а в Excel есть несколько готовых шаблонов, которые помогут вам оптимизировать рабочий процесс. Вы можете найти простой шаблон диаграммы Ганта, временную шкалу проекта и шаблон отслеживания проекта, просто выполнив поиск в шаблонах Excel по запросу «управление проектами».

Сторонние источники также предлагают бесплатные шаблоны, многие из которых имеют больше встроенных функций. Все они утверждают, что помогают систематизировать информацию, отслеживать прогресс и держать всех в курсе событий. Их также можно настраивать, поэтому вы можете настроить их в соответствии с вашими конкретными потребностями.

Это означает, что вам не придется тратить время на создание собственных инструментов с нуля. Вместо этого вы можете сосредоточиться на реализации проекта вовремя и в рамках бюджета. Эти шаблоны помогут вам сохранять последовательность, минимизировать ошибки и иметь четкий обзор хода выполнения вашего проекта. Вот некоторые из лучших, которые вы можете найти.

10 Устав проекта для первоначального планирования

Четко определите масштаб и цели проекта

Прежде чем приступить к любому проекту, очень важно точно знать, о чем он, чего он должен достичь и кто в нем участвует. Устав проекта поможет вам определить и записать все эти важные детали. Он включает в себя такие вещи, как то, что вы хотите сделать, кто это делает, что вы предполагаете, что может пойти не так и как вы узнаете, что закончили.

Все участники согласовываются, когда вы создаете устав проекта. По сути, это контракт, описывающий цели и процедуры проекта. Это гарантирует, что все работают над достижением одних и тех же целей и что ни один проект не окажется слишком большим или слишком маленьким.

Устав проекта также может помочь вам получить одобрение руководства и других важных игроков. Это официальный документ, к которому может обратиться каждый, он помогает вам принимать решения и отслеживать свой прогресс. Бесплатный шаблон устава проекта Smartsheet доступен как с образцами данных, так и без них. Другой вариант из набора средств непрерывного улучшения обеспечивает более простой макет без примеров данных.

9 Реестр рисков для потенциальных проблем

Упреждающее выявление рисков проекта и управление ими

В каждом проекте есть своя доля потенциальных рисков, которые могут все испортить. Но не волнуйтесь: существует шаблон реестра рисков, который поможет выявлять, оценивать и управлять этими рисками на профессиональном уровне. Этот контрольный список по предотвращению рисков позволяет документировать каждый риск, определять вероятность его возникновения и разрабатывать эффективные способы борьбы с ним.

Ведя реестр рисков, вы можете быть уверены, что концентрируетесь на наиболее важных рисках и направляете свои ресурсы туда, где они необходимы. Таким образом, вы и ваша команда сможете избежать серьезных неудач, которые могут сорвать проект. Кроме того, это отличный способ держать всех в курсе событий и быть уверенным, что все готовы к любым возникающим трудностям. Такой шаблон от Smartsheet упрощает задачу.

8 Бюджет проекта для финансового отслеживания

Контролируйте расходы и не выходите за рамки бюджета

Надежный финансовый план жизненно важен для успеха проекта. Хороший шаблон бюджета проекта, например бесплатный от Smartsheet, поможет вам планировать, отслеживать и контролировать все деньги, необходимые для проекта. Это позволяет вам разбить свой бюджет на различные категории, такие как рабочая сила, материалы, оборудование и другие ресурсы.

Этот шаблон позволяет сравнить запланированные суммы с тем, что вы фактически потратили. Если вы видите какие-либо различия, возможно, вы перерасходовали средства. Если вы поймете это раньше, вы сможете внести изменения до того, как ситуация выйдет из-под контроля.

Ведение подробного бюджета проекта также гарантирует, что все члены команды знают, кто за что отвечает. Он показывает всем, как тратятся деньги, поэтому вы можете планировать соответствующим образом, чтобы гарантировать, что проект будет идти по плану в финансовом отношении.

7 Планирование ресурсов для распределения

Сбалансируйте рабочую нагрузку и доступность команды

Эффективное распределение ресурсов имеет решающее значение для соблюдения сроков проекта и соблюдения бюджета. Этот шаблон планирования ресурсов помогает назначать задачи в зависимости от того, кто доступен, что они знают и сколько они могут справиться. Это дает вам четкое представление о том, кто, что и когда делает, чтобы вы могли разумно использовать ресурсы.

Этот шаблон планирования ресурсов проекта от Smartsheet помогает командам определить, когда они выделяют слишком много или недостаточно ресурсов. Обеспечивая всем справедливую рабочую нагрузку, вы можете предотвратить выгорание. Это также помогает найти области, где вам может потребоваться добавить больше ресурсов, чтобы проект не сбивался с пути.

Планирование ресурсов также упрощает общение и координацию действий. В нем четко обозначены роли и ожидания каждого, поэтому не возникает путаницы и напрасных усилий.

6 Панель управления для получения аналитической информации

Визуализация данных проекта для принятия более эффективных решений

Панель управления проектами — это визуальный отчет, который отображает все важные сведения о вашем проекте. В нем есть диаграммы, графики и индикаторы, которые сообщают вам все, что вам нужно знать, например, сколько денег вы потратили, насколько хорошо выполняются ваши задачи, как вы используете свои ресурсы и насколько рискован ваш проект.

Панель мониторинга, подобная этой от Smartsheet, позволяет выявлять тенденции, закономерности и проблемы, которые могут быть неочевидны только по цифрам. Это поможет вам быстро определить состояние вашего проекта и определить, где необходимы изменения.

Однако информационные панели предназначены не только для менеджеров проектов. Они также отлично подходят для членов команды (или руководства), которые могут не принимать непосредственного участия в повседневных задачах. Они обеспечивают быстрый и простой обзор проекта, чтобы вы могли следить за прогрессом своей команды и принимать обоснованные решения.

5 График реализации ключевых событий проекта

Выделите важные даты и результаты

Шаблон временной шкалы проекта отображает ключевые события и результаты на протяжении всего проекта. Это отлично подходит для быстрого обзора важных этапов вместо того, чтобы вдаваться в каждую мельчайшую деталь. Таким образом, все участники смогут легко понять, что происходит.

Такие шаблоны, как бесплатная электронная таблица сроков проекта Smartsheet, включают важные даты, такие как стартовые встречи, основные сроки поставки и дату окончательного завершения проекта. Он представлен в удобном для чтения формате, чтобы каждый знал, что будет дальше, и мог подготовиться.

График проекта также помогает команде и заинтересованным сторонам синхронизироваться с целями проекта и моментами, когда их необходимо достичь. Таким образом, каждый знает, чего ожидать, и может работать вместе, чтобы сделать проект успешным.

4 Диаграмма Ганта для планирования проектов

Визуализируйте график и основные этапы вашего проекта

Диаграмма Ганта — это удобный инструмент управления проектами, который помогает увидеть, как будет развиваться проект. Он использует диаграмму, чтобы показать все задачи в проекте, а также время их начала и завершения и то, как они связаны между собой. Таким образом, вы сможете легко видеть, что происходит, и гарантировать, что у всех будет одинаковая информация о состоянии проекта.

Одна интересная особенность диаграммы Ганта заключается в том, что вы можете легко изменить продолжительность задач и зависимости, чтобы увидеть, как изменения могут повлиять на временную шкалу проекта. Это особенно полезно в проектах, где все может неожиданно измениться. Диаграмма Ганта также помогает вам обнаружить потенциальные конфликты в расписании или проблемы с распределением ресурсов, чтобы гарантировать, что проект идет по плану. Вы можете найти два простых в использовании шаблона диаграммы Ганта непосредственно во включенных шаблонах Microsoft Excel.

3 Список задач для детального планирования

Организуйте задачи и распределите обязанности

Шаблон списка задач дает вам и вашей команде список дел для организации проектов и управления ими. Он разбивает большие цели на более мелкие, выполнимые шаги. Записывая все задачи, распределяя их между членами команды и устанавливая сроки, каждый знает, что ему нужно сделать и когда. Таким образом, никто не потеряется, и проект будет продвигаться вперед плавно.

Этот шаблон от Smartsheet поможет вам определить, какие задачи являются наиболее важными и срочными. Он также показывает, как задачи зависят друг от друга, поэтому вы можете выполнять их в правильном порядке. Это обеспечивает бесперебойную работу и предотвращает задержки.

Список задач также является отличным способом отслеживать прогресс. Это своего рода дорожная карта для команды, которую можно обновлять по мере изменений. Благодаря этому вам будет легче оставаться на связи и общаться друг с другом.

2 Отчет о состоянии проекта для обновлений

Регулярно сообщайте о прогрессе и проблемах

Крайне важно держать всех в курсе хода проекта, чтобы поддерживать прозрачность и укреплять доверие. Этот шаблон отчета о состоянии проекта помогает вашей команде рассказать о том, чего они достигли, над чем они работают сейчас, что дальше в списке дел, а также о любых проблемах или рисках, которые они обнаружили. Это позволяет всем точно знать, где находится проект и какие изменения могут их затронуть. Этот инструмент показывает, как проект менялся с течением времени, что может быть полезно, когда вы закончите и захотите извлечь уроки из того, что вы сделали.

Регулярное использование такого шаблона из ProjectManager гарантирует, что все будут иметь одинаковую информацию и слаженно работать вместе.

При загрузке шаблона веб-страница запросит ваше имя и рабочий адрес электронной почты. На момент написания этой статьи нет необходимости вводить адрес электронной почты, просто введите имя и нажмите
Скачать сейчас
.

1 Трекер проблем для решения проблем

Регистрируйте и оперативно решайте проблемы проекта

У каждого проекта есть свои взлеты и падения, но то, как вы справитесь с этими проблемами, может иметь решающее значение. Этот шаблон отслеживания проблем помогает отслеживать проблемы по мере их возникновения. Он позволяет вам назначать членов команды для их исправления, определять наиболее важные из них и отслеживать их прогресс, пока они не будут завершены.

С помощью шаблона отслеживания проблем, такого как Smartsheet, вы не упустите ни одной детали. Он предоставляет вашей команде план решения проблем, который гарантирует, что вы в первую очередь решите самые сложные проблемы. Самое приятное то, что он держит всех в курсе событий, поэтому каждый может работать вместе, чтобы сделать проект успешным.

Не изобретайте велосипед — используйте шаблон Excel для управления проектами.

Хотите вывести свою игру по управлению проектами на новый уровень? Эти шаблоны Excel помогут вам в этом. Они дадут вам прочную структуру, упрощают общение и сохранят организованность вашей команды. Кроме того, они доступны по цене и просты в использовании, поскольку основаны на инструменте, который многие люди уже знают и имеют.